Если вы управляете рассрочкой в Excel, рано или поздно наступает момент, когда:
- Менеджеры забывают напомнить клиентам.
- Договоры теряются.
- Просрочки растут.
- Непонятно, сколько заработано и сколько в долгах.
Решение: система управления рассрочкой.
Разберем, какие функции обязательны в 2026 году, чтобы бизнес работал без хаоса.
Почему Excel не подходит
Проблема 1: Ручной контроль
Менеджер должен:
- Помнить, когда напомнить клиенту.
- Считать остаток долга вручную.
- Искать договор в папке.
Результат: Забыли напомнить → клиент не заплатил → просрочка.
Проблема 2: Ошибки в расчетах
В Excel легко ошибиться:
- Неправильно ввести формулу.
- Случайно удалить строку.
- Забыть обновить график платежей.
Результат: Клиент платит неправильную сумму. Конфликт.
Проблема 3: Нет аналитики
В Excel сложно ответить на вопросы:
- Сколько мы заработали в этом месяце?
- Какой процент просрочек?
- Какие товары самые маржинальные?
Результат: Нет данных для принятия решений.
Проблема 4: Нет контроля сотрудников
Кто изменил договор? Кто удалил платеж? Кто пересчитал сумму?
В Excel это невозможно отследить.
Результат: Риск мошенничества и ошибок.
Ключевые функции системы управления рассрочкой
1. CRM для рассрочки
Что это: Это централизованная карточка клиента, которая содержит абсолютно всю информацию о нем в одном месте. Полные контактные данные — телефон, email, аккаунты в мессенджерах. Вся история сделок с момента первого обращения. Текущие статусы всех его договоров — активный, просрочка, успешно закрыт. И комментарии менеджеров с пометками о всех важных взаимодействиях.
Зачем это нужно: Чтобы любой сотрудник мог открыть карточку и мгновенно увидеть полную картину взаимоотношений с этим клиентом, не тратя время на поиск информации в разных источниках.
Пример:
Клиент звонит. Менеджер открывает карточку и видит: «3 сделки закрыты успешно, сейчас просрочка по 4-й сделке на 5 дней. Последний контакт — 01.02.2026».
2. Учет договоров и графиков
Что это:
Автоматическое формирование договоров и графиков платежей.
Как это работает: Менеджер вводит в систему базовые данные — какой товар, какая цена, на какой срок рассрочка. Система автоматически генерирует полноценный договор по заранее проверенному шаблону. Одновременно создается детальный график платежей с разбивкой по месяцам. И готовый договор можно сразу отправить клиенту на подпись, например, через email или мессенджер.
Зачем это нужно: Чтобы избавиться от необходимости вручную оформлять каждый договор, тратя на это десятки минут и рискуя допустить ошибки.
Пример:
Оформление договора в Excel: 30 минут.
Оформление в системе: 5 минут.
3. Контроль просрочек
Что это:
Автоматические напоминания клиентам и контроль статусов.
Как это работает: За три дня до даты платежа клиент автоматически получает SMS или сообщение в WhatsApp с напоминанием о предстоящей оплате. В день платежа отправляется повторное напоминание. Если платеж просрочен на 1-3 дня, клиент получает мягкое напоминание о необходимости погасить задолженность. При просрочке 7 и более дней система сигнализирует менеджеру о необходимости личного звонка. А при просрочке более 30 дней дело автоматически передается специалисту по работе с проблемной задолженностью.
Зачем это нужно: Чтобы существенно снизить количество просрочек и вернуть деньги вовремя, пока долг не превратился в безнадежный.
Результат:
Просрочки снижаются на 30-50%.
4. Аналитика и отчеты
Что это:
Понятные отчеты для руководителя.
Какие отчеты нужны: Динамика дохода с разбивкой по месяцам, кварталам и годам — сколько реально заработано. Детальный анализ просрочек — какой процент клиентов допускает задержки, общая сумма долгов, конкретный список должников. Маржинальность по категориям — какие товары или услуги приносят максимальную прибыль. Финансовые прогнозы — сколько денег ожидается к поступлению в следующем месяце исходя из графиков платежей. И оценка эффективности менеджеров — сколько сделок закрыл каждый, какова их средняя маржинальность.
Зачем это нужно: Чтобы руководитель принимал управленческие решения на основе реальных данных и трендов, а не на основе интуиции или догадок.
Пример:
Вы видите: «Просрочки выросли на 20%». Понимаете: нужно усилить работу с должниками.
5. Роли и права доступа
Что это:
Разные сотрудники видят разную информацию и имеют разные права.
Пример ролей: Обычный менеджер видит только своих закрепленных клиентов, может оформлять новые сделки, но не имеет права удалять договоры. Старший менеджер имеет доступ ко всем клиентам компании и может редактировать договоры при необходимости. Бухгалтер видит все финансовые отчеты и движение денег, но не имеет доступа к персональным контактам клиентов. А руководитель обладает полным доступом ко всем разделам системы и всем функциям.
Зачем это нужно:
Чтобы защитить данные и контролировать действия сотрудников.
6. Журнал действий (аудит)
Что это:
Система фиксирует все действия: кто, когда и что сделал.
Пример:
- 01.02.2026, 14:30 — Менеджер Иванов создал договор №123.
- 05.02.2026, 10:15 — Менеджер Петров изменил сумму платежа в договоре №123.
- 10.02.2026, 16:45 — Бухгалтер Сидорова удалила платеж в договоре №123.
Зачем это нужно:
Чтобы отследить ошибки и предотвратить мошенничество.
7. Интеграции
Что это:
Система должна работать с другими сервисами.
Какие интеграции нужны:
- SMS и WhatsApp — для напоминаний клиентам.
- 1С или бухгалтерия — для передачи данных о платежах.
- IP-телефония — для звонков клиентам из системы.
- Маркетплейсы и CRM — для импорта заявок.
Зачем это нужно:
Чтобы не вводить данные вручную в разных системах.
8. Мобильная версия
Что это:
Возможность работать с системой с телефона.
Зачем это нужно:
Менеджер может оформить сделку прямо в магазине или у клиента дома.
Дополнительные функции для исламской рассрочки
Если вы работаете по шариату, системе нужны дополнительные возможности:
1. Контроль владения товаром
Система должна требовать подтверждения: «Товар куплен и находится на складе» перед оформлением договора с клиентом.
2. Запрет штрафов
Система должна блокировать начисление процентов и штрафов за просрочку.
3. Прозрачность наценки
Договор должен автоматически включать:
- Закупочную цену.
- Наценку компании.
- Итоговую цену.
4. Учет долей партнеров
Если вы работаете по модели мушарака (совместный бизнес), система должна учитывать доли каждого партнера и правильно делить прибыль.
Как выбрать систему управления рассрочкой
Критерий 1: Простота
Система должна быть понятной.
Менеджер должен оформить сделку за 5 минут, а не за час.
Критерий 2: Гибкость
Система должна настраиваться под ваш бизнес:
- Свои шаблоны договоров.
- Свои правила напоминаний.
- Свои статусы и процессы.
Критерий 3: Поддержка
Если что-то сломалось, должна быть техподдержка, которая быстро решит проблему.
Критерий 4: Безопасность
Данные клиентов должны храниться безопасно.
Система должна делать резервные копии.
Критерий 5: Цена
Система должна быть выгодной.
Сравните: сколько вы тратите на ручной учет (время менеджеров, ошибки, просрочки) и сколько стоит система.
Часто система окупается за 2-3 месяца.
Реальный пример: до и после автоматизации
Компания: Магазин мебели в Татарстане.
До автоматизации:
- 200 сделок в месяц.
- 50% просрочек.
- 3 менеджера тонут в Excel.
- Руководитель не знает, сколько заработано.
После автоматизации:
- Те же 200 сделок в месяц.
- 15% просрочек (снижение в 3 раза).
- Менеджеры оформляют сделки быстрее, больше времени на общение с клиентами.
- Руководитель видит всю картину в реальном времени.
Результат:
Прибыль выросла на 30%.
Итог
Система управления рассрочкой — это не роскошь, а необходимость.
Она помогает:
- Снизить просрочки.
- Ускорить оформление сделок.
- Контролировать сотрудников.
- Принимать решения на основе данных.
Хотите попробовать?
Узнайте, как система AmanPay помогает управлять рассрочкой: договоры, напоминания, аналитика и поддержка исламских моделей (мурабаха, мушарака).