AmanPay AmanPay

Учёт рассрочки без Excel: договоры, графики, платежи

2026-02-03
← Все статьи

Вы ведете учет рассрочки в Excel?

Сначала это кажется простым. Но через месяц начинается:

  • Ошибки в формулах.
  • Забытые напоминания клиентам.
  • Потерянные договоры.
  • Непонятные расчеты.

Решение: автоматизация учета.

Разберем, что автоматизировать, как это работает и почему это выгодно.

Почему Excel не подходит для рассрочки

Проблема 1: Ручные ошибки

В Excel крайне легко допустить ошибку. Менеджер может ввести неправильную формулу и не заметить этого. Можно случайно выделить и удалить важную строку с данными. Или просто забыть обновить таблицу после изменений в договоре.

Типичный пример: менеджер ошибся в формуле расчета, клиент получает неправильную сумму к оплате, возникает конфликт и недоверие.

Проблема 2: Нет напоминаний

Excel не напоминает клиентам о платежах.
Менеджер должен вручную смотреть, кому и когда напоминать.

Результат:
Забыли напомнить → клиент не заплатил → просрочка.

Проблема 3: Сложно масштабировать

Когда 10 сделок — Excel работает.
Когда 100 сделок — начинается хаос.
Когда 500 сделок — Excel не справляется.

Проблема:
Файл тормозит, формулы ломаются, данные путаются.

Проблема 4: Нет контроля действий

Кто изменил договор? Кто удалил платеж? Кто пересчитал сумму?

В Excel это невозможно отследить.

Результат:
Риск мошенничества и ошибок.

Проблема 5: Нет аналитики

Чтобы ответить на базовые управленческие вопросы — сколько компания заработала в этом месяце, какой процент клиентов допускает просрочки, какие категории товаров дают наибольшую маржу — нужно вручную строить отчеты в Excel, копировать данные, считать показатели.

Проблема в том, что это отнимает много времени, а результат часто содержит ошибки из-за человеческого фактора.

Что автоматизируется в системе учета

1. Формирование договоров

В Excel:
Менеджер вручную заполняет шаблон в Word, копирует данные из Excel, сохраняет файл.
Время: 20-30 минут.

В системе:
Менеджер вводит данные клиента и товара → система генерирует договор автоматически.
Время: 5 минут.

Система автоматизирует сразу несколько этапов. Автоматическое заполнение всех данных клиента из базы. Точный расчет итоговой суммы по формуле «закупочная цена плюс наценка». Генерация графика платежей с учетом срока рассрочки и дат. И формирование готового PDF-документа, который можно сразу отправить клиенту.

2. Графики платежей

В Excel:
Менеджер вручную считает даты и суммы каждого платежа.

В системе:
Система автоматически создает график:

  • Дата первого платежа: 15.03.2026, сумма: 5 000 ₽.
  • Дата второго платежа: 15.04.2026, сумма: 5 000 ₽.
  • И так далее.

Что автоматизируется:

  • Расчет дат (с учетом выходных и праздников).
  • Расчет сумм.
  • Формирование таблицы.

3. Контроль платежей

В Excel:
Менеджер вручную отмечает, кто заплатил, кто нет.

В системе:
Система автоматически:

  • Фиксирует факт оплаты.
  • Обновляет остаток долга.
  • Показывает статус: «Оплачен», «Просрочен», «Ожидается».

4. Напоминания клиентам

В Excel:
Менеджер должен вручную смотреть, кому и когда напоминать.

В системе:
Система автоматически отправляет SMS/WhatsApp:

  • За 3 дня до платежа.
  • В день платежа.
  • При просрочке.

Результат:
Просрочки снижаются на 30-40%.

5. Расчеты по долгам и просрочке

В Excel:
Менеджер вручную считает:

  • Сколько клиент должен?
  • Сколько просрочено?
  • Сколько осталось платить?

В системе:
Система показывает все автоматически:

  • Остаток долга: 30 000 ₽.
  • Просрочка: 5 000 ₽ (10 дней).
  • Следующий платеж: 15.03.2026, 5 000 ₽.

6. Отчеты для руководителя

В Excel:
Руководитель просит менеджера сделать отчет → менеджер вручную собирает данные из разных таблиц → отчет готов через час.

В системе:
Руководитель открывает систему → видит все данные в реальном времени:

  • Сколько заработано.
  • Сколько в долгах.
  • Процент просрочек.
  • Работа менеджеров.

Время: 1 минута.

Реальный пример: до и после автоматизации

Компания: Магазин мебели в Москве.

До автоматизации

  • Учет: Excel.
  • Договоры: Вручную в Word.
  • Напоминания: Менеджеры вручную.
  • Проблемы:
    • 50% просрочек.
    • Ошибки в расчетах.
    • Менеджеры тонут в рутине.
    • Руководитель не знает, сколько заработано.

Время на оформление сделки: 30 минут.

После автоматизации

  • Учет: Система управления рассрочкой.
  • Договоры: Автоматическая генерация.
  • Напоминания: Автоматические SMS.
  • Результаты:
    • 15% просрочек (снижение в 3 раза).
    • Нет ошибок в расчетах.
    • Менеджеры работают быстрее.
    • Руководитель видит всё в реальном времени.

Время на оформление сделки: 5 минут.

Прибыль выросла на 35%.

Какие отчеты нужны руководителю

1. Общая картина

  • Всего договоров: 200.
  • Активных: 150.
  • В просрочке: 30 (15%).
  • Закрытых: 20.

2. Финансовые показатели

  • Выдано в рассрочку: 10 000 000 ₽.
  • Получено платежей: 7 000 000 ₽.
  • Осталось получить: 3 000 000 ₽.
  • Заработано: 1 500 000 ₽ (наценка).

3. Просрочки

  • Всего в просрочке: 30 договоров.
  • Сумма просрочки: 500 000 ₽.
  • Средний срок просрочки: 12 дней.

4. Работа менеджеров

  • Менеджер Иванов: 50 сделок, 10% просрочек.
  • Менеджер Петров: 40 сделок, 20% просрочек.
  • Менеджер Сидорова: 60 сделок, 8% просрочек.

Вывод: Сидорова работает лучше. Петрову нужна помощь.

5. Прогноз платежей

  • Ожидается в марте: 1 200 000 ₽.
  • Ожидается в апреле: 1 300 000 ₽.
  • Ожидается в мае: 1 100 000 ₽.

Зачем это нужно:
Планировать закупки и расходы.

Как выбрать систему учета

Критерий 1: Простота

Менеджер должен легко работать в системе.
Если система сложная — менеджеры не будут ей пользоваться.

Критерий 2: Автоматизация

Система должна автоматически:

  • Генерировать договоры.
  • Рассчитывать графики.
  • Отправлять напоминания.
  • Обновлять статусы.

Критерий 3: Гибкость

Система должна настраиваться под ваш бизнес:

  • Свои шаблоны договоров.
  • Свои графики платежей.
  • Свои сценарии напоминаний.

Критерий 4: Безопасность

Данные должны храниться безопасно.
Система должна делать резервные копии.

Критерий 5: Поддержка

Если что-то сломалось, должна быть быстрая техподдержка.

Критерий 6: Цена

Система должна быть выгодной.
Сравните: сколько вы тратите на ручной учет (время менеджеров, ошибки, просрочки) и сколько стоит система.

Обычно система окупается за 2-3 месяца.

Сколько стоит автоматизация

Вариант 1: Готовая система

Стоимость: 10 000-50 000 ₽/месяц.
Плюсы: Быстрый запуск, техподдержка.
Минусы: Ежемесячная оплата.

Вариант 2: Разработка своей системы

Стоимость: 1 000 000-3 000 000 ₽.
Плюсы: Система полностью под вас.
Минусы: Долго (6-12 месяцев), дорого, нужна поддержка.

Рекомендация

Для старта используйте готовую систему.
Когда бизнес вырастет, можно задуматься о своей разработке.

Итог

Учет рассрочки в Excel — это:

  • Ошибки.
  • Просрочки.
  • Хаос.
  • Потеря прибыли.

Автоматизация — это:

  • Скорость.
  • Точность.
  • Контроль.
  • Рост прибыли.

Хотите автоматизировать учет?
Узнайте, как система AmanPay помогает вести рассрочку: автоматическая генерация договоров, графики платежей, напоминания, аналитика и поддержка исламских моделей.